Pierwszym krokiem przed organizacją konferencji i warsztatów musi być oszukanie wolnych terminów do wynajęcia sali konferencyjnej. Należy zarezerwować salę konferencyjną, aby nie być późnej niekorzystnie zaskoczonym gdy dowiemy się, że wymarzony przez nas czas jest zajęty. Organizatorzy muszą wiedzieć, że organizacja konferencji może być doskonałą okazją do pozyskania sponsorów. Nie myśli o tym wielu organizatorów wielkich szkoleń. zbierając w sali konferencyjnej 100 czy 1000 osób można przewidzieć, że wiele przedsiębiorstw np. towarzystw ubezpieczeniowych będzie chciało zaistnieć ze swoją ofertą. Najczęściej sponsorzy wybierają formę promocji jaką są gadżety reklamowe swojej firmy. Organizacja konferencji
1 to również promowanie imprezy. Organizatorzy konferencji muszą sprawić, żeby o wydarzeniu było głośno w różnych mediach. Można porozumieć się np. z władzami miejscowości w której będzie odbywała się impreza. Dzięki temu możecie zyskać takie korzyści jak atrakcyjne obiekty, czy pojawienie się reklamy konferencji w oficjalnych materiałach promujących daną miejscowość. W dzisiejszych czasach każda większa konferencja powinna posiadać własną stronę internetową. Obecnie można to zrobić naprawdę bardzo małym nakładem np. domena – 100 zł, hosting – 200 zł budowa strony – 600 zł. Taki rodzaj promocji pomoże w pobraniu informacji o imprezie specjalnym portalom tematycznym. Kolejnym aspektem dobrej organizacji konferencji jest dostarczenie atrakcji jej uczestnikom w czasie wolnym od zajęć związanych z konferencją. Wspaniałym i często praktykowanym pomysłem są wycieczki ukazujące gościom najwspanialsze atrakcje turystyczne regionu w którym organizowana jest konferencja. wspaniały pomysł} pod warunkiem, że konferencja odbywa się poza miejscem zamieszkania większości jej gości.